Переписка через WhatsApp: 7 правил этикета
WhatsApp — это простой и доступный способ поддерживать связь с родными, друзьями и коллегами. Однако, несмотря на то что это виртуальное общение, оно имеет свои правила и этикет.
Правильное ведение переписки в WhatsApp поможет избежать недоразумений и конфликтов. Независимо от того, является ли переписка деловой или личной, следует соблюдать определенные принципы уважение к приватности собеседника, корректность выражений и аккуратность формулировок — всё это часть этикета при общении через WhatsApp. Давайте рассмотрим основные правила личной и деловой переписки в мессенджере.
Что выбрать: звонок или переписку?
Понимание, когда стоит предпочесть звонок текстовой переписке и наоборот — важная составляющая этикета общения в WhatsApp. Время и контекст являются ключевыми факторами.
Если вы не уверены, есть ли у человека время для разговора, отправьте предварительно сообщение. Это позволит ему ответить в удобное время. Однако, если дело требует немедленного решения или объяснения сложной ситуации, звонок может быть более подходящим.
Учитывайте также личные предпочтения собеседника. Некоторые люди общаются только текстовыми сообщениями, а некоторые, наоборот, любят решать вопросы голосом. Уважение этих предпочтений является важным элементом этикета переписки в WhatsApp.
Далее приведем 7 основных правил этикета в переписке со знакомыми, коллегами, клиентами.
Приветствуйте собеседника
Не стоит недооценивать важность уважительного приветствия в переписке через WhatsApp или любом другом мессенджере. Это одно из главных правил этикета, которое помогает создать дружественную и уважительную атмосферу общения.
Помните: всегда желательно использовать имя собеседника в приветствии – это придает сообщению индивидуальности и вызывает больше доверия.
Не дробите сообщения
Одним из наиболее раздражающих аспектов переписки через WhatsApp зачастую становится постоянное дробление сообщений одним из собеседников. Представьте ситуацию: вы заняты, и ваш телефон начинает непрерывно издавать звуки, уведомляя о новых входящих сообщениях. Вы проверяете его, ожидая что-то важное, но обнаруживаете лишь несколько коротких сообщений от одного и того же контакта.
Старайтесь передавать свои мысли единым текстом, а не дробить его на множество сообщений. Это не только позволит избежать раздражения со стороны получателя, но также поможет сохранить целостность и ясность вашего сообщения.
Пишите в рамках рабочего времени
Отправляйте сообщения в рамках общепринятого рабочего времени, если речь идет о деловой переписке. Это правило позволяет уважать личное пространство собеседника и не нарушать его отдых или сон.
Особенно это касается переписки с коллегами или начальником. Да, в наше время границы между работой и домашней жизнью стали менее очевидными, но все же стоит уважать правила этикета.
Компании могут столкнуться с тем, что клиенты пишут им в нерабочее время, например, в чат для сайта. В таком случае можно нанять оператора на ночную смену, добавить автоматическое сообщение с информацией о рабочих часах и обещанием ответить утром. Также компании могут создать чат-бота для онлайн-чата, который сможет осуществлять круглосуточную поддержку.
Используйте смайлики
Эмодзи стали неотъемлемой частью общения в WhatsApp и других мессенджерах. Они помогут передать эмоциональную окраску вашего сообщения, смягчить тон или добавить немного юмора в беседу.
Учитывайте контекст общения. Если вы переписываетесь с коллегами по работе или начальством, избыточное использование смайликов может выглядеть не совсем профессиональным. В то же время при общении с друзьями и родственниками они создают более расслабленную атмосферу и помогают точнее передать эмоции.
Предупреждайте о звонках
Быть вежливым в WhatsApp означает не только правильное общение текстом. Если вы хотите перейти от переписки к аудио или видеозвонку, всегда предупреждайте собеседника заранее. Это может быть особенно полезно, если ваш друг находится в другом часовом поясе или просто занят.
Не все любят неожиданные звонки, а у некоторых людей это может даже вызывать стресс или дискомфорт. Предупредив о своих намерениях сделать звонок, вы показываете уважение к личному времени и пространству собеседника.
Проверяйте сообщения перед отправкой
Первое, на что следует обратить внимание — это орфография и пунктуация. Не стоит забывать, что ваше сообщение — это ваше лицо. Неправильное употребление слов и забытые запятые могут создать негативное впечатление о вас. Также проверяйте текст сообщения на наличие двусмысленностей или неоднозначности. Если вы используете вложения или прилагаете файлы к сообщению, не помешает перепроверить их содержание или убедиться, что вы прикрепили верный объект.
Также проверьте корректность выбранного получателя. Особенно актуально это может быть при работе с групповыми чатами. Отправка личного сообщения в общий чат или, наоборот, может привести к неловкости и неприятным моментам.
Переписка с клиентами через мессенджеры, например, через WhatsApp для бизнеса или WhatsApp Business API также требует высокой степени внимания. Не путать диалоги и грамотно вести коммуникацию с клиентами поможет интеграция WhatsApp с агрегатором мессенджеров и соцсетей Umnico. Благодаря коммуникационной платформе вы сможете начать диалог с клиентов в чате на сайте, а продолжить через WhatsApp — и всё это в одном интерфейсе.
Избегайте голосовых сообщений в деловой переписке
Голосовые сообщения в WhatsApp могут быть удобными для личной переписки, но в деловом общении их использование считается неэтичным. Они нарушают правила корпоративного этикета.
Аудиосообщения требуют более длительного времени на прослушивание по сравнению с текстовыми сообщениями. Это может быть особенно раздражающим, когда ваш коллега или партнер занят другими задачами и не имеет возможности послушать ваше аудио сразу.
Кроме того, аудиосообщения могут быть потеряны или совсем недоступны при плохом интернет-соединении. В отличие от текста, аудиозаписи требуют больше данных для загрузки и сохранения. Поэтому, хотя голосовые сообщения в WhatsApp удобны для личного общения, мы советуем их избегать в деловой переписке.
Заключение
WhatsApp — один из самых популярных мессенджеров в настоящее время, и его использование требует определенных норм поведения. Уверены, что следуя правилам, о которым мы рассказали в статье, вы существенно снизите риск неловкой ситуации при общении через мессенджер.
