Функция ВПР в EXCEL для чайников. Как составить новую таблицу с нужными данными на основе исходной?
ВПР - одна из наиболее востребованных функций Excel. И это неудивительно, она освобождает нас от рутинной операции, которая часто встречается на практике при работе с таблицами, а именно, при помощи функции ВПР мы можем сформировать новую таблицу на основе исходной, взяв только нужные данные из первой таблицы.
Попробуем разобраться на конкретном примере: предположим, некоторой организации требуется составить список на новогодние подарки детям сотрудников. У нас есть исходная таблица из бухгалтерии, а нужно создать новую таблицу, в которой будут требуемые данные, но не будет лишних (которые есть в исходной). То есть с помощью функции ВПР найдем в первом столбце ТАБЛИЦЫ 1 нужную фамилию, выберем в нужной строке требуемое значение (количество детей) и заполним этим значением третий столбец ТАБЛИЦЫ 2.
Итак, нам понадобятся две таблицы. Одна — справочная (обычно они уже сформированы отделом кадров или бухгалтерией), где собрана основная информация о сотрудниках. Назовем ее ТАБЛИЦА 1.
ВАЖНО:
Первый столбец этой таблицы (в нашем случае ФИО) должен быть отсортирован по возрастанию.
ТАБЛИЦА 2 в итоге работы функции ВПР должна содержать результат — список сотрудников с количеством детей.
В ТАБЛИЦЕ 2 фамилии сотрудников могут располагаться в любом порядке. Например, в соответствии стабельными номерами как в данном примере.
Функция ВПР будет располагаться в третьем столбце, который пока пустой.
Шаг 1
- Щелчком выберем первую ячейку третьего столбца D4.
- Щелкнем кнопку Мастера функций
- Щелчком выберем функцию ВПР из списка.
Шаг 2
Следующий шаг — заполнение полей в окне функции ВПР:
Поле «Искомое значение» заполнить,щелкнув ячейку с фамилией Светлов.
В поле появится имя этой ячейки С4.
Чтобы временно скрыть/отобразить окно Аргументы функции, щелкнуть кнопку.
Чтобы заполнить поле Таблица, надо выделить данные Таблицы 1 (без шапки). В данном примере это ячейки F5:K10.
В поле Номер столбца указываем порядковый номер нужного нам столбца ТАБЛИЦЫ 1.
В поле Интервальный просмотр ставится 1 (приблизительное совпадение) или 0 (точное совпадение). В данном простом случае можно выбрать любое.
Нажимаем ОК — формула готова.
ВАЖНО: необходимо адрес таблицы сделать абсолютным.
Для этого выделяем в строке ввода формул F5:K10 и нажимаем F4 на клавиатуре.
Первая ячейка столбца с количеством детей заполнена.
Шаг 3
Осталось растиражировать формулу по всему столбцу. Для этого выделяем ячейку D4 и протащим мышкой маленький угловой маркер вниз до D9.
После этого третий столбец ТАБЛИЦЫ 2 заполнится данными из ТАБЛИЦЫ 1 в точном соответствии с формулой.
0
