Копировальная техника в школе. Как обеспечить бесперебойную работу копировальной техники?
В школах давно появились принтеры, копировальные машины (в народе называемые "ксероксами") и даже целые издательские центры. Объем распечатываемых бумаг все растет, а значит, нужно организовать бесперебойную работу копировальной техники, чтобы перед сдачей важного отчета на сотню листов или распечатки вариантов и бланков пробного ЕГЭ не оказалось, что в школе нет ни одного работающего принтера. Как организовать работу с копировальной техникой в школе, читайте в нашей статье.
У вещи должен быть хозяин
Главное, что поможет избежать частой поломки принтера и расходования средств — назначение ответственного лица. Например, если в вашей школе есть копировальный аппарат у каждого председателя МО в кабинете, то пусть именно председатель и будет ответственным. В его обязанности входит смотреть за оборудованием, чтобы никто посторонний не мог распечатывать и копировать документы без его согласия и контроля. Соответственно, его отказ другим учителям в использовании принтера должен быть подкреплен словом директора. Практика показывает, что оставленный в учительской для всеобщего пользования аппарат приходит в негодность гораздо чаще, чем аппарат в кабинете конкретного учителя.
На заметку: некоторые учителя, кабинетами которых пользуются другие, при уходе могут забирать с собой или прятать шнур питания или вынимать картридж. Но это также должно быть согласовано с директором учреждения, ведь принтер — не личная собственность, а собственность школы. В критической ситуации директор всегда должен иметь возможность использовать любой принтер школы, даже если ответственного нет рядом.
Как выбрать принтер для школы и офиса?
Часто проблемы с копировальной техникой связаны с неправильным выбором техники: покупают много слишком дешевых моделей, не предназначенных для интенсивной работы и больших объемов печати, или один аппарат, но по цене автомобиля (и вся школа идет к этому аппарату, и когда он ломается, то и вся копировальная работа в школе встает).
Большая часть поломок принтера вызвана его небрежным использованием
Советы по покупке копировальной техники
- В классы учителям лучше выбрать модели средней ценовой категории, предназначенные для печати большого числа листов — смотрите емкость картриджа в страницах. Средними вариантами являются принтеры с картриджами на 5000-7000 страниц.
- Покупать нужно лазерные черно-белые принтеры. Они обеспечивают высокое качество печати, быструю печать, также они достаточно надежны и долговечны. Для печати документов категорически не рекомендуется покупать струйный принтер: текст никогда не будет черным, при малейшем попадании влаги будут разводы, от времени или солнечных лучей текст будет выгорать и плюс ко всему этому — постоянные проблемы с заправкой, очень дорогая печать и необходимость регулярно печатать хотя бы какие-то документы: на лето его не оставишь — краска засохнет и осенью придется потрудиться, чтобы заставить его работать работать вновь.
- Если в школе нужно часто распечатывать цветные документы, то можно купить 1-2 на школу: или струйный цветной принтер, или лазерный цветной принтер. Один поставить директору, другой — завучу по воспитательной работе, в МО начальных классов или редакцию школьной газеты — туда, где цветная печать более востребована. Но нужно иметь в виду, что цветные принтеры достаточно дороги в облуживании и рассчитаны на малое число копий, то есть, возможно, дешевле будет не покупать принтер и обслуживать его, а время от времени ходить в копировальный сервис и распечатывать цветные документы за деньги.
- При покупке принтера обязательно узнайте в крупном центре по заправке картриджей, есть ли возможность заправки именно этого принтера и сколько это стоит. Производителями копировального оборудования предусмотрено, что при окончании краски в принтере, пользователь купит новый картридж, и внедряет массу хитростей, чтобы усложнить и полностью сделать невозможным заправку картриджей дешевой китайской краской в мастерских. Покупать нужно те модели, с которыми уже активно работают заправочные мастерские, у которых способы заправки известны и есть подходящий порошок. Спросите в мастерской, какие принтеры они рекомендуют купить, чтобы они были надежными и легко и дешево заправлялись.
- Перед началом использования принтера обязательно узнайте, что будет сигнализировать о необходимости заправки: число отпечатанных страниц, всплывающие сообщения на компьютере или что-то еще. Это позволит отдать принтер на заправку, когда еще есть возможность его заправить. И это убережет вас от неожиданности, когда принтер просто не будет печатать, потому что-то какой-то встроенный счетчик "сказал", что краска закончилась. Например, при отличном качестве печати принтер может отказываться печатать с формулировкой "Нет тонера", потому что превышено число отпечатанных копий. И ничто не сможет заставить его снова работать, хотя иногда помогает включение и выключение. У нас был принтер, который печатал только 20 листов в сутки, потому что считал, что его пора заправить.
- Покупайте одинаковое оборудование. При необходимости вы сможете менять в них картриджи, а при поломке использовать запчасти из других принтеров. Учителя будут знать, как пользоваться техникой, в каком бы кабинете она ни стояла, и достаточно будет провести один инструктаж для всех сотрудников. Но предварительно протестируйте аппарат: купите один, проверьте, заправьте, и, если он вас полностью устроит, закупите такие же модели во все остальные кабинеты. Другие машины можно купить секретарю школы и одному-двум завучам, тем, у кого объем печати больше — им можно купить более дорогие и профессиональные модели.
На заметку: можно купить один дополнительный картридж, который вставлять в принтер, где закончилась краска и его отдали на заправку. Т.о., в школе никогда не будет не печатающих из-за отсутствия краски принтеров.
Не экономьте
Часто в школе учителя переживают то от отсутствия краски в принтерах, то от отсутствия бумаги. И, во-первых, сами накручивают себя из-за этого, во-вторых, говорят об этом в учительских, на метод.объединениях, на семинарах, на форумах и т.д. А стоит-то всего каждому учителю выдать по пачке или половине пачки бумаги и организовать постоянное наличие краски в принтерах. Соберите заявки с учителей о том, сколько и каких документов они печатают, какова их потребность в бумаге и обоснованность. Это нужно на первоначальном этапе организации работы: пусть учителя подтвердят, что бумага и принтер, действительно, используются для образовательного процесса, что от этого есть какая-то польза. В дальнейшем учителей можно будет не контролировать, установив норму по бумаге. А тем, кто будет впредь жаловаться, можно будет сказать, что они сами не написали заявки на бумагу, и их жалобы не обоснованны.
Вторая причина, почему учителям стоит дать бумагу — выгода, это дешевле. Дело в том, что принтеры любят хорошую новую бумагу определенного стандарта. Если в аппарат "подсовывать" уже использованную, мятую, тонкую или толстую бумагу, то будут возникать постоянные замятия бумаги в принтере, а это уже, в свою очередь, даст некоторым нашим коллегам возможность проявить свою находчивость и силу в вопросе выдирания с корнем застрявшей бумаги из принтера. Это обязательно рано или поздно приведет к поломке оборудования, и принтер уже никогда не будет, как новый.
Нужно провести разъяснительную работу по застреванию бумаги: как ее вынимать, к кому обращаться, почему это происходит. Конечно, и хорошая бумага может застревать, но не часто. Если бумага застревает часто, скорее всего, есть какая-то причина.
Ремонт техники и заправка картриджей
Возможно, в школе есть умелец, который сможет сам заправлять все картриджи, но это редкость: хоть это и несложная работа и позволяет экономить на заправке, она связана с пылью — порошком в картриджах, и не каждый захочет этим заниматься: нужно время, кабинет и проч.
Можно обратиться в мастерские по заправке: в крупных городах их должно быть много. С ними можно как работать разово (относить им каждый картридж отдельно), так и на абонентской плате (работники будут сами приезжать тогда, когда потребуется, и проводить все работы с копировальной техникой).
Заправку картриджей лучше отдать на аутсорсинг,
а в школе заниматься только своей прямой работой: обучением и воспитанием
Лучше, наверное, полностью поручить этот вопрос фирме, но нужно ее контролировать: объем насыпаемого порошка, аккуратность работы, компетентность, уровень цен, оперативность работы, документооборот и проч.
Работа с коллективом
Организуя работу с копировальной техникой в школе, стоит провести собрание всего коллектива:
- разъяснить правила пользования, в т.ч. требования к бумаге;
- права и обязанности ответственных;
- сообщить каждому учителю к какому аппарату он прикреплен;
- указать ответственность, если какой-то учитель нарушит правила пользования техникой, например, будет вставлять бумагу со скобками, мятую, газетную и проч.;
- сообщить о заявках на бумагу и контролем над отпечатанными листами;
- сообщить информацию по заправке картриджей, что нельзя заправлять самостоятельно без договоренности с директором и т.д.
Все это не полениться и зафиксировать письменно под роспись. Это покажет и учителям, и директору, что все они заинтересованы в бесперебойной работе техники, ее сохранности и долгой службе.
Сотрудники, не желающие расписываться, могут быть уведомлены, что у них нет прав пользования казенной техникой, и, если они все-таки будут ей пользоваться, то принять меры. Все-таки техника принадлежит школе, и школа вправе устанавливать свои условия работы с ней.
