Word и Excel спешат на помощь: работа со списками учеников, печать грамот и дипломов, слияние Word и Excel


Не секрет, что в наше время учителя буквально завалены бумажной работой. Помимо подготовки к урокам и проверки тетрадей, им приходится составлять бесконечные отчеты, считать проценты, рисовать диаграммы и графики, что-то сравнивать и анализировать. В этой статье мы хотели бы поделиться некоторыми приемами, которые, надеемся, хоть немного облегчат вам этот поистине Сизифов труд — работу с документами.


Обсудить статью (уже 6 коммент.)
Опубликовать свой материал

Прием 1

Часто в документах Excel встречаются списки, в которых ФИО написаны в одном столбце. А нам требуется разделить их на 3 столбца. Для этого:

  1. Выделите все ячейки, в которых ФИО написаны полностью.

  1. Выберите вкладку Данные — Текст по столбцам. Далее следуйте указаниям Мастера распределения текста по столбцам. Укажите формат данных — с разделителями:

Выберите разделитель — пробел.

Укажите первую ячейку, в которую нужно поместить данные:

Результат:

Прием 2

Также в документах часто встречается дата, написанная в формате 25.05.2016. Нам надо разбить дату, так, чтобы день, месяц и год были в трех разных столбцах. Существуют разные способы такого преобразования. Можно в новых столбцах воспользоваться функциями:

=ДЕНЬ(A2)        =МЕСЯЦ(A2)    =ГОД(A2)
Если же месяц нужно написать словами, то вместо функции =МЕСЯЦ(A2) можно написать такую функцию:

=ВЫБОР(МЕСЯЦ(A2);"января";"февраля";"марта";"апреля";"мая";
"июня";"июля";"августа";"сентября";"октября";"ноября";"декабря")

Прием 3

Представим типичного классного руководителя, который должен в конце учебного года напечатать увесистую стопку грамот за участие в олимпиадах и конкурсах, спортивные достижения, дежурства и уборку класса. К счастью, в продаже большой ассортимент готовых грамот, но печатать то текст на них все равно нужно самостоятельно!

Для работы нам понадобятся сразу две программы — Word и Excel.

  1. В электронных таблицах Excel мы подготовим список награжденных детей.

Сохраните его под названием «Список.xls»

  1. Теперь возьмем в руки готовую грамоту и измерим линейкой расстояние от верхнего края грамоты до нижней линии строки с надписью «Грамота». Предположим, что это расстояние равно 8 см. (в дальнейшем от этой линии нужно будет отступить вниз еще несколько сантиметров)

  1. Открываем текстовый редактор Word. Перейдем на вкладку Разметка страницыПоля

Установим ширину полей:

Теперь можно подготовить шаблон текста, который мы и будем печатать на грамотах, подставляя в него данные из нашего списка.

Установим размер шрифта 16-18 пт. и напишем, например, такой текст:

Награждается

Ученик(ца)              класса

За

Классный руководитель: (напишите ФИО учителя)

Директор школы: (напишите ФИО директора)

Обратите внимание, что информация с фамилиями детей остается незаполненной, а ФИО классного руководителя и директора школы вписываются, так как эта информация повторяется на всех грамотах.

Сохраните этот документ-шаблон под названием «Шаблон.doc», но не закрывайте!

  1. Теперь самое главное!

Перейдем на вкладку «Рассылка» и выберем команду «Начать слияние».  Выберите тип документа, который нужно создать (например, письма).

Подключим этот документ к источнику данных (к нашему списку в Excel) Выберите команду Выбрать получателейИспользовать существующий список:

Укажите нужный файл «Список.xls»

Вставьте в нужные места документа Поля слияния (эти поля будут заполняться данными из файла списка).

Перед тем как печатать весь комплект копий грамот, каждую из копий можно увидеть в Предварительном просмотре.

Надеемся, что эти советы помогут вам в работе.

Источники информации

  1. Справка и обучение по Office Применение слияния для создания и печати писем и других документов
  2. Планета Excel http://www.planetaexcel.ru/forum/?PAGE_NAME=read&FID=1&TID=47177
  3. Грамота http://www.iprint.ru/img/cont/Gramota-sert-A48.jpg
  4. Линейка https://www.postmarket.kz/public/products/big_cover_997994.png

Об авторах: Курбанова Ирина Борисовна, Хайми Наталия Ивановна, учителя информатики ГБОУ школы № 594 Санкт-Петербурга, Россия.



Комментировать Поделиться Разместить на своем сайте
Вы можете разместить на своём сайте анонс статьи со ссылкой на её полный текст
Ошибка в тексте?
Нашли ошибку в тексте? Выделите её и нажмите Ctrl + Enter

Есть мнение? Оставьте свой комментарий:
avatar

Комментарии:
avatar
Поддерживаю комментарйи0Не согласен с высказыванием
6 FNL2010 • 10:05, 25.05.2016
Спасибо большое!! Ваша информация, как всегда, очень полезна и вовремя!!!
avatar
Поддерживаю комментарйи0Не согласен с высказыванием
5 Евдокия9678 • 03:24, 17.05.2016
ОО, спасибо за информацию! Не знала, что есть такой прием!
avatar
Поддерживаю комментарйи0Не согласен с высказыванием
4 inuhina_irina • 21:28, 16.05.2016
Супер!
avatar
Поддерживаю комментарйи1Не согласен с высказыванием
3 Татьяна83 • 21:24, 10.05.2016
Очень полезный и интересный материал. Большое спасибо!
avatar
Поддерживаю комментарйи1Не согласен с высказыванием
2 ElenG • 15:32, 10.05.2016
Уважаемые Ирина Борисовна и Наталия Ивановна, спасибо за мастер-класс! Очень полезный материал для учителя-практика.
avatar
Поддерживаю комментарйи0Не согласен с высказыванием
1 Екатерина_Пашкова • 11:09, 10.05.2016
Ирина Борисовна и Наталия Ивановна! Большое спасибо за публикации статьи. Все это очень актуально и полезно для наших учителей.