Нередко в школе приходится награждать грамотами после больших мероприятий много учеников. Чаще всего мы сталкиваемся с этим в конце года Вагон хорошистов, а к нему маленькая тележка активистов и т.д. Самый, казалось бы подходящий способ, скопировать страницу с грамотой, размножить ее, по количеству награждаемых и заменить фамилии тех, кого награждают. Но не тут-то было. То пол не совпадет, то класс, а то - причина награждения чуть-чуть, да не такая... Хотя, в целом, текст грамот сводится обычно к следующему: Награждается ФИО, ученик(ца) XХ класса за ............. Дата награждения (текст выделенный курсивом повторяется в каждой грамоте)
В Word есть замечательная функция для таких случаев, которой нахально пользуются недобросовестные рекламщики и депутаты. Называется она Письма и рассылки.
Для печати грамот нам понадобится два документа: Один с шаблоном грамоты в Word, а другой таблица Excel, в которую занесем те данные которые изменяются от грамоты к грамоте (в нашем случае это 1.Фамилия имя учащегося, 2.окончание -к, -ца, 3.номер и литера класса и 4.причина награждения, 5. Дата награждения) 1 этап.
Создаем таблицу в Excel, внеся в нее 5 столбцов (см. выше), и заполнив их необходимыми данными по спискам, представленным завучем или педагогом-организатором (учителями физкультуры). Названия столбцам можно и не давать, но с именами становится понятнее, особенно тем, кто с этой таблицей не знаком. Сохраняем таблицу в удобном месте.
2 этап.
Создаем шаблон грамоты в Word (тот который нам нравится с рисунками, рамками и т.д.), набивая в него следующий текст:
НАГРАЖДАЕТСЯ
Фамилия имя
учени(окончание) XX класса
за причина
Дата награждения
Форматируем (располагаем) текст по собственному (или начальственному) художественному вкусу
3 этап.
Выбираем в меню Сервис Подменю Письма и рассылки, а в нем команду Слияние...
В открывшейся справа панели выполняем требуемые ей шаги
шаг 1. Выбрать тип документа (Письма)
шаг 2. Выбор основы будущего письма или грамоты (Текущий документ)
шаг 3. Выбор получателей (Списка данных). Щелкаем на ссылку Обзор и находим сохраненную нами таблицу Excel. В открывающихся диалоговых окнах нажимаем ОК.
шаг 4. Создание письма (грамоты). Выделяем поочередно текст, который в шаблоне нужно будет подставлять из таблицы Excel (например, ФИО) и нажимаем справа ссылку Другие элементы В открывшемся окне выбираем соответствующий столбец таблицы (Фамилия имя учащегося), подтверждаем выбор, щелкнув на Вставить, а затем на Закрыть. Повторяем эту операцию для всех меняющихся элементов (окончание, класс, причина, дата)
шаг 5. Просмотр. Можно пробежать по всем получившимся грамотам, просматривая их. Для этого надо выбирать получателей писем на панели справа, переходя по кнопкам со стрелками
шаг 6. Завершение слияния и печать грамот (писем) Остается только распечатать грамоты нажав кнопку Печать (кстати, можно распечатать только часть их при необходимости.
Этап 4. Сохраняем получившийся шаблон до следующего раза.
Можно создать несколько шаблонов, в зависимости от закупленных бланков, на которых приходится печатать грамоты
По материалам приложения к газете 1 сентября "Информатика"
