9 фишек для эффективной работы в Яндекс.Почте. Как сократить время на работу с почтой
Сегодня даже на электронную почту обычного человека приходит множество писем: рассылки, уведомления от сайтов, письма от друзей и коллег, что и говорить о корпоративной почте: клиентам, коллеги и партнеры могут присылать сотни писем в день. Как не утонуть в этих письмах и успевать всем быстро и полноценно отвечать? Как не пропустить важную информацию и скрыть менее важную? Об этом — наша статья.
В Яндекс.Почте есть много интересных и полезных фишек, мы рассмотрим самые важные их них. Поделитесь в комментариями теми фишками, которые используете вы. (А если вы начинающий пользователь, то рекомендуем посмотреть видеоуроки о том, как зарегистрировать почту и выполнять простейшие операции: отправлять и принимать письма и т.д. Смотреть видеоуроки).
Вебинар по этой статье
Откройте в полноэкранном режиме
Фишка №1. Использование своего домена
Яндекс.Почта дает возможность настроить для своего домена электронную почту. Так, например, если наш сайт имеет адрес pedsovet.su, мы можем настроить электронные ящики info@pedsovet.su, konkurs@pedsovet.su, eivanova@pedsovet.su и т.д. — до 2000 электронных адресов. В отличие от многих других сервисов, на Яндексе это можно сделать бесплатно. Для настройки перейдите на сайт http://pdd.yandex.ru и следуйте инструкциям.
Интерфейс почты в своем домене будет такой же, как и обычная почта @yandex.ru.
Фишка №2. Создание папок для хранения писем
Как и обычные документы нам удобно раскладывать по папкам, так и электронные письма тоже. Создайте необходимое количество папок в настройках (шестеренка) — Папки и метки.
Папки можно делать вложенными, удалять, очищать, переименовывать и т.д.
Общий список папок отображается в левой части экрана почты.
Перемещение писем в папки может происходить автоматически (см. ниже) или вручную в каждом письме.
Фишка №3. Метки для писем
Делаете ли Вы ярлычки на отдельных документах или закладки на страничках? Такие ярлычки можно делать и на письмах, они называются «метки». Они могут быть разного цвета и с определенными краткими подписями.
По ярлычкам легко находить нужные письма в списке всех писем.
Список всех меток отображается слева, под списком папок.
Кликните по метке, и откроются все письма с этим ярлычком.
Настроить метки на письма можно автоматически (см. ниже) или вручную на каждое письмо — в письме или в списке писем.
Можно выбрать одну из имеющихся меток или создать новую. Для новой метки введите ее название (кратко), выберите цвет — Создать метку.
Фишка №4. Подписи к письмам
Удобно ли позвонить человеку по номеру телефона, если он указал его в своем письме, а не искать по записным книжкам? Да. Вы тоже можете указывать свое имя, номер телефона или другую информацию в подписи в письме. Причем, можно настроить несколько подписей: для друзей, для коллег, для начальства, и выбирать одну из заготовленных подписей при написании письма.
В подписи можно вставлять ссылки и вообще любой текст до 10 000 символов. Жаль только, что картинки теперь вставить нельзя.
Настроить подписи можно в Настройках — Личные данные, подпись, портрет.
Там указать саму подпись.
И, если подписей несколько, то включить возможность выбора подписи при написании письма.
Фишка №5. Правила обработки писем
Пожалуй, самое интересное, что позволяет тонко настроить почту и усилить возможности других фишек — папок, меток и т.п.
Правила обработки писем позволяют настроить автоматические действия для писем, подпадающих под определенные условия. То есть можно понять, что отличает одни письма от других (отправитель, текст письма или что-то еще) и применять к этим письмам определенные действия. Например, вешать ярлычок «Ахтунг!» на все письма от начальника, удалять письма без прочтения, если это спам, от которого никак не удается защититься, перекладывать письма-уведомления от сайтов и социальных сетей в специальную папку и сразу помечать их прочитанными и т.д. Возможностей масса, нужно просто уметь ими пользоваться.
Итак, правила могут автоматически:
- ставить метки;
- удалять;
- пересылать;
- уведомлять;
- перекладывать в папку;
- отвечать
- и т.д.
Рассмотрим пример: на нашем сайте есть автоматическое уведомление об ошибках и опечатках, которые отправляют наши пользователи (нужно выделить ошибку и нажать CTRL + ENTER на клавиатуре). Все эти уведомления приходят на нашу электронную почту. Мы обратили внимание, что у писем есть характерные особенности, некоторые маркеры: 1) письма приходят с электронной почты orphus.ru и 2) в теме письма есть слова «Орфографическая ошибка».
Эти два условия мы включили в правило:
ЕСЛИ от кого содержит orphus.ru
и
ЕСЛИ тема письма содержит Орфографическая ошибка,
то на такие письма вешается ярлычок Ошибка.
И мы такие письма быстро можем найти в списке всех писем и исправить ошибки.
В правилах могут быть некоторые тонкости: условие может быть одно, а может быть несколько, и выполняться они могут одновременно или только хотя бы одно из них для того, чтобы правило сработало.
Также поле, по которому мы создаем правило, может содержать, не содержать и т.д. какой-то текст.
Правила можно редактировать, отключать и включать или полностью удалять.
После настройки правила обязательно нужно его проверить: выполняется ли оно, правильно ли работает.
Легче всего настроить правило прямо в письме, которое вы хотите «приручить».
Фишка №6. Напоминание об ответах
Не нужно хранить в голове информацию о том, что кому-то мы написали письмо и нам бы хотелось получить ответ к такому-то дню, освободитесь от этого груза постоянно что-то помнить вместе с напоминаниями.
Под текстом письма до его отправки настройки, когда вы хотите получить напоминание, если адресат вам не ответит на письмо.
Фишка №7. Отправка письма по расписанию
Сэкономьте свое время на подготовке писем, которые вы должны будете отправить в определенный день и час: напишите письмо сейчас и настройте его отправку по расписанию.
Фишка №8. Шаблоны писем
Если вам приходится отправлять одинаковые письма или отвечать одинаковыми ответами, сэкономьте свое время: напишите одно подробное грамотное письмо и сохраните его как шаблон. Потом вы сможете отвечать этим письмом или просто отправлять этот шаблон.
Все шаблоны отображаются под списком папок слева, вернее, Шаблоны — это одна из папок в почте. Для написания шаблонного письма перейдите в Шаблоны, выберите нужный шаблон, укажите адресата, внесите небольшие изменения и отправляйте.
Для ответа шаблоном в письме нажмите Ответить — справа Шаблоны и выберите шаблон.
Создать шаблон можно и в списке шаблонов и в самом письме.
Фишка №9. Найти все письма адресата
Откройте письмо, нажмите на ФИО отправителя — Переписка, и откроются все письма этого отправителя.
Фишка №10. Работа с несколькими ящиками
Вы можете иметь несколько ящиков электронной почты на Яндексе, и быстро переключаться между ними — в правом верхнем углу.
Фишка №11. Закрепление письма
Хотите, чтобы какое-то письмо всегда было в поле вашего зрения, закрепите его — в самом письме или в списке писем. И в какой бы папке вы ни находились, письмо всегда будет перед глазами.
На самом деле возможностей в Яндекс.Почте гораздо больше, но мы решили, что это наиболее интересные и важные фишки. А какие возможности используете вы? Поделитесь своим опытом в комментариях.
0
