Почему стоит организовать рассылку на email в школе? Как организовать рассылку: основные вопросы
Школа и отдельные учителя ищут пути информирования родителей, бывших выпускников и членов попечительского совета о новостях и событиях. Как лучше всего организовать такое информирование? Можно звонить, отправлять смс, пытаться найти заинтересованных посетителей сайта школы или в социальных сетях. Однако все эти способы имеют ряд недостатков и, как правило, не автоматизированы. Мы предлагаем организовать рассылку на электронные адреса. Об этом — наша статья.
Зачем школе своя рассылка?
Сегодня школа как участник рынка* должна заниматься маркетингом: выстраивать свои отношения со своими партнерами, спонсорами и родителями. Обычно связь школы с внешним миром строится на основе официального сайта и иногда в группах в социальных сетях, каналах на YouTube и т.п. Однако чаще всего эта информация не адресная, публикуется для широкой общественности, а посему мало интересна конкретному посетителю. И к тому же — эта информация редко доходит до адресата: ведь не часто человек заходит на сайт школы, чтобы посмотреть обновления. Как правило, эти обновления даже трудно найти или они не в том формате, который располагает к общению, приобщению культуре школы, формированию лояльности.
Посмотрите на работу благотворительных фондов: они тратят огромные деньги на отправку открыток, электронных писем и других напоминаний о себе. После каждого такого обращения те, кто ранее сделали свой взнос, повторяют его. И расходы на открытки окупаются. Такие послания поддерживают связь между фондом и жертвователем, жертвователь формирует свое мнение о фонде, видит итоги проведенной работы и, даже если не делает взнос в конкретный момент, думает о фонде и, возможно, сделает взнос позднее.
«…благотворительная организация должна систематически делать рассылки, так как однократная или двукратная рассылка писем ощутимого эффекта не фаст. Если {некоммерческая организация} будет целенаправленно, в течение нескольких лет, применять этот метод, то она будет обеспечена мощной прогнозируемой финансовой поддержкой», — пишет сайт благотворительного фонда «Только лучшее детям» (uadeti.com)**.
Почему бы подобную практику не внедрить в работу попечительских советов школ? Уверена, что многие бывшие выпускники, родители бывших выпускников, видя, что школа реально работает, с радостью поддержат ее и сделают взнос. Мы можем вынуждать родителей делать какие-то условно обязательные взносы в фонд школы, а можем мотивировать их, и тогда число желающих сделать взносы возрастет, возрастут и размеры взносов. Ведь мы знаем, что в одних школах хорошее спонсорское финансирование, а в других — плохое. Почему? Не только из-за обеспеченности родителей, но и во многом из-за того, что в одних школах ведется целенаправленная грамотная работа по привлечению средств, а в других — нет.
Но рассылка нужна не только для привлечения средств, рассылка нужна для установления связи между школой и теми, кто неравнодушен к ней, рассылка помогает сформировать хорошее отношения к школе, понимание ее жизни, нужд, потребностей. Постоянные читатели рассылки будут бережнее относиться к школе, ее имуществу, будут уважать историю школы и ее миссию. Возможно, повысится успеваемость учеников и возрастет вовлеченность родителей в работе школы.
Когда и что отправлять подписчикам на новости школы?
- Бывшим ученикам можно высылать главные новости школы пару раз в году: на День учителя и на Выпускной, а также информировать о юбилеях, кончинах учителей, о том, что идет сбор средств на какой-то проект.
- Всем родителям — раз в месяц или чаще. Можно отправлять новости школы, заметки о том, какие классы и в каких мероприятиях приняли участие. Можно рассылать ответы на вопросы, заданные директору и учителям (возможно, вопрос, заданный одним родителем, интересует многих). Очень хорошо рассылать интересные и полезные статьи о воспитании детей, ссылки на мероприятия и выставки, которые организуются в городе, ссылки на вебинары, обзоры книг.
- Родителям отдельных классов — текущие новости и объявления конкретного класса (поездки, отмена уроков, карантины и т.д.) по мере их поступления.
- Попечителям и спонсорам — объявления о предстоящих собраниях, отчеты о потраченных средствах и т.д. Лучше делать рассылки достаточно регулярно — раз в квартал — раз в полгода.
- Можно высылать письма и школьникам: разным параллелям разную информацию. Интересные статьи, кроссворды, задания «со звездочкой» от учителей. А лучше как-то вовлекать их в чтение рассылки, устраивать активности. Например, дать статью о каком-то растении или явлении, а затем попросить выслать фотографии этого растения или явления. Творческий учитель может что-то придумать. А в конце четверти или года поощрить самых активных.
- И, конечно, учителям. Можно давать информацию о совещаниях, педсоветах, рассылать файлы, рекомендации и тоже организовывать какие-то активности.
Все эти группы подписчиков (адресные книги) можно создать в одном аккаунте школы (школа регистрируется один раз и открывает одну рассылку). Подписчик может входить как в одну группу, так и в несколько. Также подписчик в любой момент может отписаться и подписаться заново.
Кто может вести рассылку?
Аккаунт сервиса рассылок должен быть зарегистрирован на электронную почту и мобильный телефон школы (не директора и тем более не какого-то другого работника), иначе при уходе сотрудника пропадает и база подписчиков, и доступ к архиву рассылок.
При этом сервисы рассылок могут давать доступы другим пользователям на выполнение каких-то определенных операций. Например, учитель, ответственный за рассылку, может только отправлять письма, но не может удалять или добавлять новых подписчиков, скачивать базу адресов и т.д.
А завуч может просматривать статистику рассылок, графики и диаграммы, например, для каких-то отчетов.
Пример отчета об отправленном подписчикам письме в сервисе SendPulse
Как готовить рассылку?
Саму рассылку, пожалуй, лучше вести директору школы при помощи творческих учителей или завучей, которые будут подкидывать идеи рассылок. Можно завести блокнот, в котором вверху записать группу рассылки и примерную дату рассылки. И, по мере накопления новостей, записывать информацию на соответствующей странице.
Записывать нужно достаточно подробно, чтобы через месяц не забыть, что означает запись: «фото с праздника», «похвалить родителей мальчика 6 класс». Лучше упростить себе жизнь и написать: «Фото с юбилея школы (коллектив учителей, выпускники, новые ученики и спонсоры) + стихотворение Ларисы Валентиновны + слова поздравления от бывших выпускников», «Написать про помощь папы Иванова Кирилла (пожарного) в том, что он выступил на классном часе + цитаты кл. рук. Желобиной + отзывы детей — взять фотографии у Желобиной + узнать ФИО папы».
Заранее планируя темы рассылки, ее написание не будет таким мучительным, как если бы не плана не было. Но даже с планом подготовить рассылку не так просто: если материалов накопилось достаточно много, то написание текста + фото + ссылки на статьи может занять около 2-х часов или даже больше. Плюс нужно это все вставить в редактор письма в сервисе рассылок. Но оно того стоит.
Как организовать подписку на рассылку?
Варианта два:
- подписчик сам подписывается на определенной странице, где есть форма подписки. Такую форму подписки можно установить на каждой странице школьного сайта, а также дать ссылки в социальных сетях, в холле школы. Как правило, в форме подписки запрашивается e-mail, имя получателя. Для школы актуально запросить класс, статус подписчика: ребенок, родитель, выпускник и т.д., чтобы направлять им только интересующую их рассылку. Подробнее о том, как сделать форму подписки, поговорим в следующей статье.
- импорт адресов. Формируется таблица Excel или текстовый документ. Удобнее таблица по столбцам: ФИО, электронный адрес. Для каждой группы (скажем, для каждого класса) своя таблица. Такие таблицы сначала можно оформить в виде приложения к протоколу родительского собрания, где на отдельном листе родители вписывают свои ФИО и электронные адреса. На этом листе должно быть явно написано, куда они подписываются. В дальнейшем при загрузке базы-таблицы в сервис рассылок модераторы могут попросить выслать фотографию этого «подписного листа».
Пример формы подписки на сайте "Бизнес на флешке" Яны Ходкиной
С загрузкой адресов в список рассылки есть сложности: если нет согласия человека на рассылку, письмо ему отправлять нельзя. И сервисы рассылок проверяют каждую импортированную партию электронных адресов на соблюдение правил.
В России рассылка спама нарушает закон «О рекламе» (ст. 18, п.1):
«Распространение рекламы по сетям электросвязи, в том числе посредством использования телефонной, факсимильной, подвижной радиотелефонной связи, допускается только при условии предварительного согласия абонента или адресата на получение рекламы. При этом реклама признается распространенной без предварительного согласия абонента или адресата, если рекламораспространитель не докажет, что такое согласие было получено».
Рассылать спам крайне не рекомендуем! Можно лишиться аккаунта в сервисе рассылок, а то и вовсе все письма, отправляемые с электронного ящика, с которого ранее рассылался спам, будут удаляться, не доходя до адресата. И восстановить репутацию будет крайне трудно или даже невозможно.
Кстати...
Само слово «Спам» пришло к нам из Америки, где изначально SPAM’ом была острая консервированная колбаса, заготовленная в огромных количествах для солдат во время Второй мировой войны. Война закончилась, а партии колбасы с небольшим сроком годности нужно было продать. Реклама колбасы Спам была такой навязчивой, что это слово стало нарицательным: сегодня мы называем «спамом» любую навязчивую рекламу и нежелательные сообщения.
Где сделать рассылку?
Здесь тоже «два» варианта:
- можно рассылать самостоятельно со своего сервера, но здесь есть ряд достаточно сложных проблем (плохая доставляемость писем (попадание в спам), отсутствие статистики и нужен тех. специалист, который возьмет на себя всю эту работу);
- воспользоваться услугами специального сервиса рассылок, который все проблемы и технические задачи возьмет на себя. Автору рассылок (школе) нужно будет только организовать регистрацию подписчиков (для школы это процедура конечна) и затем только отправлять письма (не сложнее документа Word).
Отправку писем из почтовой программы, когда в поле Кому вставляется десяток адресов через запятую, не считаем. Для школы это не вариант. И доставляемость тоже крайне низкая: труда много, а письма никто не получает.
Другие варианты рассылок
Помимо рассылок на электронную почту подписчиков есть и другие варианты:
- смс-сообщения;
- push-уведомления (когда в браузере появляется небольшое окошко с заголовком новости, кликнув на которое попадаешь на страницу сайта);
- открытки по обычной почте.
Ну и способы коммуникации — сайт школы, группы в социальных сетях и т.д.
О том, как технически организовать рассылку писем на электронные адреса читайте в следующей статье. Продолжение следует.
* А как еще назвать среду, в которой школа получает финансирование в зависимости от числа учеников и вынуждена оказывать платные образовательные услуги, чтобы иметь возможность закупить оборудование и поощрить лучших учителей.
** Как осуществляется сбор пожертвований через рассылку писем — http://uadeti.com/smi/488-2012-04-25-07-55-36
Кратко об авторе:
Пашкова Екатерина Ивановна — редактор сайта Pedsovet.su, преподаватель курсов компьютерной грамотности для детей и взрослых, менеджер. Автор статей, видеоуроков, вебинаров. В сфере создания и поддержки интернет-проектов с 2006 г.
