Как сделать email рассылку от лица учителя или от школы? Инструкция по созданию рассылки с нуля. Это бесплатно до 2500 подписчиков
В прошлой статье мы говорили о том, что рассылку делать стоит, сегодня давайте поговорим о том, как ее сделать и где. Для отправки массовых рассылок существуют специальные сервисы: как отечественные, так и иностранные. Они отличаются по качеству предоставляемых услуг, по стоимости, но суть их одна — автор создает список рассылки, пишет письмо, а затем сервис доставляет это письмо получателям.
Наш сайт Pedsovet.su за девять лет своего существования успел работать с несколькими сервисами рассылок, а недавно (после закрытия SmartResponder) мы перешли в сервис SendPulse. Именно о нем мы и поговорим в нашей статье. Потому что разобраться в нем легко, а для школ его услуги будут еще и бесплатны: рассылки с числом подписчиков до 2500 человек обслуживаются бесплатно. Этого должно хватить и для учителей, и для школ, и для методических объединений, и практически для любых нужд образовательных учреждений.
Здесь и далее нажмите на картинку для увеличения
Ссылка на регистрацию в SendPulse (при коммерческом использовании сервиса предусмотрена скидка 4000 руб., если зарегистрироваться по этой ссылке от нашего сайта).
Работу в сервисе рассылок упрощенно можно представить в виде схемы: формирование списка рассылки — написание письма — отправка письма — отслеживание статистики. Давайте рассмотрим каждый этап в отдельности.
Как создать списки рассылки?
В SendPulse список рассылки (группы подписчиков) называются адресными книгами. Мы можем сегментировать наших подписчиков по адресным книгам, чтобы каждой группе высылать ту информацию, которая ей интересна. Один подписчик может быть в разных группах, соответственно, ему будут высылаться несколько рассылок. О том, какие группы подписчиков можно сделать и что им отправлять, читайте в первой части статьи.
Желательно заранее продумать, какие группы подписчиков потребуются и создать эти группы. Разбить на части (сегментировать) одну большую адресную книгу всегда труднее, чем сразу сделать несколько мелких и одну большую.
В панели управления рассылками слева выбираем пункт Адресные книги.
Новая адресная книга — для создания своего списка рассылки. Например, Родители учеников первых классов. Не рекомендую делать сразу по начальной школе, потому что в следующем году одна параллель перейдет уже в среднюю школу, а вычленить их из списка рассылки будет проблематично.
На следующем этапе сайт предложит сразу загрузить подписчиков в созданную группу, это можно сделать не только сразу, но в любой момент позднее. Поэтому сначала имеет смысл создать все группы подписчиков, а потом уже загружать туда адреса.
Адресные книги можно редактировать. Для этого щелкните в Меню Адресные книги, найдите нужную книгу и справа от названия нажмите на иконку с шестеренкой.
Чтобы просмотреть всех подписчиков, которые есть в адресной книге, нужно нажать иконку с изображением собаки, а если загружены номера телефонов, то на иконку-телефон.
Откроется страница с общей информацией по рассылке и списком подписчиков.
Можно выполнить поиск контакта по электронному адресу, по статусу, по дате подписки и т.д. Для этого на этой же странице нужно нажать Фильтр. Чтобы сбросить фильтр и вновь показать всех подписчиков адресной группы — Сбросить.
По умолчанию в адресной книге есть несколько столбцов (переменных): электронный адрес, имя, телефон, пол. Вы можете также создать другие столбцы для адресной книги, чтобы хранить в них какие-то данные — Создать переменную.
Ну и всегда можно добавить новые контакты в список рассылки по кнопке Добавить контакты и скачать список рассылки на свой компьютер — Экспорт. А чтобы отправить письмо этой группе — Создать рассылку.
Как загрузить подписчиков в адресную книгу?
Адресную книгу создали, но как же добавить в нее электронные адреса? Вариантов два: или импортировать готовый список рассылки из файла, или дать возможность подписчикам самим подписаться.
Импортирование списка рассылки
Рассылать сообщения можно только тем людям, кто сам осознанно на это согласился. Поэтому наша задача заручиться таким согласием. В школе можно провести родительское собрание, раздать родителям лист, куда они впишут свои ФИО, электронные адреса и, возможно, телефоны. На этом листе явно должно быть написано название рассылки, например, «Информирование родителей школы №…» и то, что они выражают согласие на рассылку. Можно напротив ФИО сделать столбик с подписями. Этот документ необходимо хранить как доказательство согласия родителей на расслку.
Затем учитель создает таблицу в Excel и вносит данные из листа. Таблица простейшая, знания Excel не требуются: форматирование любое, главное, чтобы в каждом столбце были только свои данные. Заголовки, объединения ячеек — все это не нужно. Таблицу сохранить и файл передать тому, кто будет управлять списками рассылки. Файл со списком рассылки не удалять, а хранить на всякий случай как резервную копию списка.
Далее в панели управления SendPulse нужно зайти в нужный список рассылки: Адресные книги — Родители учеников 1 класса — Добавить контакты.
Выберите файл — выбираем файл на своем компьютере, нажимаем Загрузить.
Далее открывается страница, где система уточняет у нас, в каком столбце какие данные сохранены (переменные). Например, система распознает электронные адреса и телефоны, но не знает, что именно у нас было в первом столбце. То же самое и с другими столбцами, которые мы добавим сами.
Галочка Обновить переменные означает, что если у нас ранее уже были эти же электронные адреса в адресной книге, но, например, не было имен, то имена прикрепятся к электронным адресам. При первой загрузке списка галочка не нужна. Нажимаем Продолжить.
Откроется страница, на которой через некоторое время будет выведен отчет по импортированию: сколько адресов добавлено, есть ли какие-то ошибки. Если список длинный, то это может занять несколько минут.
И эту процедуру повторить для всех списков рассылки. Но, обратите внимание: если вам нужно добавить подписчиков в несколько адресных книг, например, в общую адресную книгу со всеми контактами, в адресную книгу родителей класса и куда-то еще, то нужно сделать импорт в каждую книгу.
Подписчик подписывается сам
Второй способ добавить подписчиков — дать им такую возможность, например, на сайте школы. Таким образом смогут подписаться выпускники школы, какие-то другие заинтересованные лица. Подписка происходит через форму подписки. В панели SendPulse в меню слева нажмите Формы подписки — Создать форму подписки, чтобы открыть конструктор форм.
На открывшейся странице:
- Название формы — название, которое будет отображаться в списке форм. Пишите так, чтобы было понятно и через год.
- Адресная книга — здесь можно указать одну или несколько адресных книг, куда будет добавляться подписчик. Если какой-то адресной книги нет, ее можно создать — Новая адресная книга.
На следующем шаге можно создать форму для своего сайта: слева сверху элементы, которые можно добавить на форму, слева снизу настройки элементов, справа — интерактивный образец формы. Щелкните по нужному элементу и настройте его.
Для подписки родителей можно запросить ФИО родителя, ФИО ребенка, класс (и создать соответствующие переменные для хранения этих данных). Можно поэкспериментировать. Но мое мнение: родителей и всех, до кого можно дотянуться в школе, нужно импортировать первым способом, а на сайте школы сделать простейшую форму, разве что с дополнительным полем типа Кто ты такой, чтобы каким-то образом этого человека потом можно было перенести в нужную группу: рассылки для выпускников, учеников, родителей и прочих все-таки разные.
На следующем шаге подтверждаем данные. Здесь же можно получить HTML-код, который в неизменном виде нужно вставить в код сайта школы (или любого другого) в том месте, где мы хотим, чтобы выводилась рассылка. Этот код потом в любое время можно получить на странице Формы подписки.
Можно и не вставлять форму на свой сайт, а дать ссылку на форму подписки, например, в социальных сетях, в фойе школы — URL Вашей формы подписки (для фойе лучше вставить эту ссылку сюда http://qrcoder.ru и получить QR-код для считывания смартфонами).
Как отправить письмо
Каждой адресной книге письмо отправляется отдельно. Лучше всего сделать шаблон письма для всех писем рассылки, а при написании отдельного письма делать его на основе шаблона и создавать и сохранять новый шаблон вместо старого, а лучше новый. Таким образом по другим адресным книгам вы просто будете высылать тот же шаблон, чтобы не писать одно и то же письмо несколько раз. (Здесь есть некоторые неудобства, но я пока не знаю, как отправить одно и то же письмо по нескольким адресным книгам одновременно, в тех. поддержке говорят, что это невозможно).
Итак. В панели управления SendPulse в левом меню выбираем Шаблоны сообщений.
Открывается страница, куда можно загрузить свой шаблон письма или выбрать один из представленных и на его основе сделать свой шаблон.
Выбираем любой шаблон, под ним нажимаем Редактировать шаблон.
Открывается страница, где нужно указать название шаблона, внести правки — вставить логотип, имя автора рассылки, контактные данные, добавить или убрать какие-то блоки. Если вы затрудняетесь с этим, то один раз настроить шаблон может веб-верстальщик или просто человек, который немного понимает HTML, CSS.
Внизу, под шаблоном, есть возможность Сохранить его как новый. И вы сможете в дальнейшем уже не переделывать все основные настройки, и Тестовая отправка — чтобы отправить письмо на свой электронный адрес, чтобы посмотреть, как шаблон будет выглядеть в письме.
После сохранения шаблона как нового он появится в списке Личные шаблоны. И на основе личного шаблона уже можно отправлять письмо (меню под изображением шаблона).
Нажимаем Создать рассылку. Открывается письмо, где указываем кому будем отправлять письмо, и тему письма. Далее.
В открывшемся окне вводим текст письма, вставляем картинки, ссылки. Шаблон сохраняем как новый шаблон и обязательно тестируем письмо перед отправкой — Тестовая отправка.
Как загрузить изображение?
Устанавливаем курсор в то место текста, где нужно, чтобы появилась картинка. На панели инструментов нажимаем кнопку Вставить / Редактировать изображение.
Нажимаем кнопку выбора изображения.
Если ранее мы изображение еще не загружали, то Загрузить файл (выбираем файл: Перетащите сюда… — просто кликните внутри блока и выберите файл на компьютере). Если уже загружали, то просто выбираем одно из представленных изображений.
Обратите внимание: изображение, отправляемое по электронной почте, должно быть небольшого размера: как по пикселам, так и по весу. Представьте, что родители открыли рассылку на смартфоне с мобильным интернетом, а там пара фотографий по 5 Мб. Такое сообщение открываться будет очень долго, и будет большой расход трафика. Лучше отправлять картинки до 300 Кб.
Размер изображений лучше сделать не более 450-500 пикселей.
Если нужно выровнять изображение по левому или правому краю, то нужно перейти на Расширенные настройки — Стили и прописать:
- float: left; — картинка слева, обтекание справа;
- float: rigth; — картинка справа, обтекание слева.
Пример обтекания слева и справа.
Чтобы сделать отступ от картинки до текста, нужно поставить вертикальный и/или горизонтальный интервал. Как правило, 10-15 пикселей.
Чтобы найти нужный способ показа картинки, щелкните по ней, чтобы выделить, и затем на панели инструментов Вставить / редактировать изображение. Измените параметры, сохраните, посмотрите, если не устраивает — еще раз отредактируйте.
Вставка изображений — самое сложное, что есть в этом редакторе. Все остальное — как в обычном текстовом редакторе, поэтому, думаю, что проблем с оформлением письма быть не должно.
После того, как письмо полностью написано сохраните его как новый шаблон и отправьте. Если отправляете каким-то подписчикам письмо впервые, то потребуется указать происхождение списка рассылки. Буквально несколько слов о том, как происходил сбор электронных адресов, и обязательно о том, что согласие каждого на рассылку у вас есть. Согласия нужно хранить всегда.
Самое интересное: статистика
После каждой рассылки вы сможете увидеть, сколько писем было открыто, сколько добавили в спам, кто конкретно письмо прочитал и на какую ссылку нажал. Это все дается автору рассылки для того, чтобы он, анализируя поведение пользователей, улучшал рассылку. Какие-то письма будут мало открывать, какие-то много. На какие-то новости будут переходить, на какие-то нет. Подстраивайтесь под свою аудиторию и пытайтесь сделать рассылки более интересными.
Найти общую статистику можно на странице Отчеты, далее выбрать конкретное письмо, которое вы хотите проанализировать.
Статистику по конкретному пользователю ищите на его страничке. Для этого перейдите в Адресные книги — Фильтр по имени или электронному адресу — переходите на подписчика и смотрите.
В этой статье, конечно, мы достаточно поверхностно рассмотрели создание рассылки и не затронули некоторые возможности и детали. Если будет интересно, вы можете обратиться в техническую поддержку сервиса, почитать документацию или спросить нас в комментариях к статье или на форуме. Но надеемся, что эта статья — быстрый старт по организации рассылки школы или учителя, и свою первую рассылку вы сможете сделать уже на этой неделе. Напишите нам, если вы организовали рассылку, как у вас получилось и какой отклик и подписчиков.
Ссылка на регистрацию в SendPulse (при коммерческом использовании сервиса предусмотрена скидка 4000 руб., если зарегистрироваться по этой ссылке от нашего сайта).
Кратко об авторе:
Пашкова Екатерина Ивановна — редактор сайта Pedsovet.su, преподаватель курсов компьютерной грамотности для детей и взрослых, менеджер. Автор статей, видеоуроков, вебинаров. В сфере создания и поддержки интернет-проектов с 2006 г.
